De février à août 2023, Anthony Furling travaille avec Corinne Sigrist, attachée de conservation du patrimoine, responsable de la bibliothèque et des archives et Benjamin Haumesser, archiviste municipal, au tri et au classement des archives récentes du Musée Unterlinden (20e et 21e siècles).
Quelles sont vos missions au sein du service bibliothèque et archives du Musée Unterlinden ?
Les documents reçus ou produits par le Musée Unterlinden dans sa mission de service public constituent des archives publiques.
Mon rôle est de traiter un fonds de 77,5 mètres linéaires (ml) d’archives couvrant principalement la période 1990-2015. Celui-ci sera déposé aux Archives municipales de Colmar à l’issue du stage. C’est un fonds très varié. On y trouve des documents qui témoignent de l’ensemble des activités du musée avant, pendant et même pour certains documents après l’extension de 2015. On y découvre la gestion au quotidien d’un musée au statut particulier puisque le Musée Unterlinden est un musée de droit privé géré par la Société Schongauer. Les documents portent aussi bien sur la régie des collections, que sur la communication ou bien sur la gestion du personnel. Il est donc essentiel pour l’archiviste de comprendre le fonctionnement de l’institution dans lequel il travaille.
Concrètement, ma tâche consiste à classer ce fonds et à établir un inventaire, plus précisément un répertoire numérique détaillé, utilisable par tout le monde. Parallèlement à cette mission, je dois mettre en place une politique d’archivage au sein de l’institution avec la création d’un local pour les archives dites « intermédiaires ». Ces archives resteront au musée tant que la DUA (la durée d’utilité administrative), c’est-à-dire la durée minimale légale de conservation sur site, n’est pas échue. Ce sont des documents qui ne sont plus utilisés de manière courante par le personnel du musée (archives courantes que l’on trouve dans les bureaux) mais de manière occasionnelle et qui ne peuvent pas encore être versées à un service d’archives (archives définitives ou historiques). Je dois également établir un tableau de gestion. C’est un outil qui permet de savoir ce que l’on doit faire des documents lorsque la DUA est passée. On appelle cela le sort final. On peut être amené à conserver, à trier ou à éliminer les documents.
Pouvez-vous nous décrire une journée de travail type ?
Le matin, j’arrive vers 9 h. Je commence par regarder mes mails puis j’ouvre le tableur Excel, un outil très précieux pour l’archiviste. Dans ce tableur je décris les archives. C’est-à-dire que je note physiquement sur les chemises de conservation, préalablement changées pour une conservation préventive optimale, une cote que j’enregistre dans le tableur. Ensuite, je décris le dossier en suivant la norme ISAD(G). Il s’agit d’une norme internationale de description archivistique établie dans les années 1990. J’indique également les dates extrêmes des documents composant le dossier. C’est une étape indispensable pour réaliser le plan de classement qui structure l’inventaire. Je m’appuie sur le tableau de gestion pour réaliser le traitement car certaines archives peuvent être déposées, d’autres doivent rester car la DUA n’est pas échue et d’autres peuvent être éliminées. Dans ce dernier cas, il s’agira à la fin de mon stage d’établir un bordereau d’élimination pour détruire de manière sécurisée les archives en lien avec une entreprise spécialisée et avec le visa obtenu auprès des Archives d’Alsace. On parle de contrôle scientifique et technique de l’Etat (CST).
Vers 10h30-11h, je participe aux réunions sur les archives (le lundi) ou de la conservation (le jeudi). Il s’agit d’échanger et d’exposer ce qui a été fait dans la semaine en termes d’archives avec mes tuteurs, le lundi ou avec l’équipe de conservation, le jeudi. La réunion de conservation est l’occasion d’en apprendre beaucoup sur le fonctionnement interne du musée. L’archiviste doit savoir quel type de documents chaque membre de l’équipe est amené à produire.
Vers 14h, je vais voir les services producteurs afin d’établir, en concertation avec eux, le tableau de gestion. On répertorie l’ensemble des documents produit par le service en question afin d’établir la durée minimale légale de conservation, la DUA, en suivant les normes et recommandations préconisées par le Service interministériel des Archives de France (SIAF) et le sort final. Lors de l’entretien, je réalise un récolement, c’est-à-dire que je note et je mesure les archives qui sont dans les bureaux.
Vers 15h30, je continue à décrire les fonds avec la norme ISAD(G) jusqu’à 17h.
Le métier d’archiviste contribue à la constitution et à la sauvegarde des documents d’archives. C’est un travail fastidieux et minutieux qui fait partie des missions régaliennes des musées de France. Dans votre travail de classement, avez-vous fait une découverte intéressante ?
Oui, c’est difficile de choisir mais je dirais l’ensemble des dossiers d’expositions. Celles-ci sont le reflet de l’évolution des pratiques muséographiques, des attentes du public et de l’organisation du musée puisqu’il y a une coopération des différents services (communication, documentation, régie…). On y apprend comment se monte une exposition, comment s’organise les prêts, on y voit la documentation qui est minutieusement étudiée… On voit le travail du personnel derrière l’exposition, or pour quelqu’un comme moi, qui n’est pas muséologiste, bien qu’ayant des connaissances dans le domaine grâce au Master, il s’agit d’une découverte.
À l’occasion de la journée internationale des archives, quelles recommandations pouvez-vous faire pour sensibiliser le public à l’importance de la sauvegarde et la préservation de ce patrimoine ?
Il est important de garder une trace de ce qui s’est passé. C’est ce que l’on fait tous à titre privé car on conserve pour se souvenir avec des photos de soi avec sa famille, ses amis, ses animaux de compagnie ou de voyages mais on conserve également pour prouver ses droits avec ses bulletins, ses diplômes, ses fiches de paie… Le principe est le même pour une institution : on conserve pour des raisons historiques, patrimoniales et administratives sauf que ce n’est pas à l’échelle d’une personne mais à l’échelle d’une structure ou d’une collectivité, ce qui implique que les enjeux sont démultipliés. Il est donc important de sauvegarder ce patrimoine, de le préserver et de le rendre accessible.
